1. Postanowienia ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z usług gabinetu trychologicznego Milena Majewska M&M Centrum Terapii Włosa („Gabinet”) oraz użytkowników strony internetowej centrumterapiiwlosa.pl („Strona”).
2. Polityka ma charakter informacyjny – nie jest umową, ale realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”).
3. Korzystanie z usług Gabinetu oraz ze Strony oznacza akceptację zasad opisanych w niniejszej Polityce. W przypadku braku akceptacji prosimy o niekorzystanie z usług oraz ze Strony.

2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem Twoich danych osobowych jest:
   Milena Majewska M&M Centrum Terapii Włosa
   z siedzibą: ul. gen. Leopolda Okulickiego 36, 26-600 Radom
   NIP: 9482636355
   REGON: 523635133
2. Z Administratorem możesz skontaktować się:
   • listownie: ul. gen. Leopolda Okulickiego 36, 26-600 Radom
   • e-mailowo: centrumterapiiwlosa@gmail.com
   • telefonicznie: 780 081 373

3. Kategorie osób, których dane przetwarzamy

Przetwarzamy dane osobowe następujących kategorii osób:

1. Klienci / pacjenci Gabinetu – osoby korzystające z konsultacji trychologicznych i zabiegów.
2. Osoby kontaktujące się z nami – m.in. poprzez formularz kontaktowy na Stronie, e-mail, telefon, komunikatory.
3. Użytkownicy Strony – osoby odwiedzające Stronę, względem których przetwarzane są dane zapisane w plikach cookies oraz w logach serwera.
4. Kontrahenci oraz ich przedstawiciele – dostawcy, podwykonawcy, partnerzy biznesowi oraz osoby działające w ich imieniu.

4. Zakres przetwarzanych danych

W zależności od relacji i celu przetwarzania możemy przetwarzać w szczególności:

1. Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, nazwa firmy, NIP, data urodzenia.
2. Dane kontaktowe: adres zamieszkania lub korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu.
3. Dane dotyczące zdrowia skóry głowy i włosów: (np. opis dolegliwości, wyniki badań trychologicznych, zdjęcia, wywiad zdrowotny) – wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia konsultacji i zaplanowania zabiegu trychologicznego.
4. Dane dotyczące wizyt i usług: termin wizyty, rodzaj usługi, informacje o wykonanych zabiegach, zalecenia pozabiegowe, historia rezerwacji.
5. Dane konieczne do rozliczeń: dane na fakturze, numer rachunku bankowego (jeżeli jest wskazany w rozliczeniach), informacje o dokonanych płatnościach.
6. Dane techniczne i eksploatacyjne: adres IP, data i czas serwera, informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym, dane zapisane w plikach cookies i podobnych technologiach (np. lokalne magazyny przeglądarki).
7. Dane z mediów społecznościowych: dane udostępnione w Twoim profilu (np. imię, nazwisko/pseudonim, komentarze), w zakresie w jakim wchodzisz w interakcję z naszym profilem (np. Facebook, Instagram).

5. Cele, podstawy prawne i okres przechowywania danych

5.1. Obsługa rezerwacji wizyt i świadczenie usług trychologicznych:

• Cel: rejestracja wizyty, potwierdzanie i odwoływanie terminów, przygotowanie i wykonanie konsultacji trychologicznej i/lub zabiegu, prowadzenie ewentualnej dokumentacji zabiegowej.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy); art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny); w zakresie danych o zdrowiu: art. 9 ust. 2 lit. a RODO (wyraźna zgoda) a jeśli Gabinet jest podmiotem leczniczym – dodatkowo art. 9 ust. 2 lit. h RODO.
• Okres: przez czas trwania umowy oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych; dokumentacja księgowa przez okres wymagany przepisami; dokumentacja medyczna – jeżeli jest prowadzona – zgodnie z przepisami szczególnymi.

5.2. Kontakt z nami (formularz, e-mail, telefon, komunikatory):

• Cel: udzielenie odpowiedzi na Twoje zapytanie, prowadzenie korespondencji i obsługa sprawy.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes); w razie dążenia do umowy art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
• Okres: przez czas niezbędny do obsługi korespondencji, a następnie do czasu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z daną sprawą.

5.3. Rozliczenia, księgowość, reklamacje:

• Cel: wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej i podatkowej, obsługa reklamacji, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny), art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes).
• Okres: dokumentacja księgowa – okres wymagany przepisami prawa; dane związane z reklamacjami i roszczeniami – do upływu okresu ich przedawnienia.

5.4. Marketing bezpośredni (np. newsletter, SMS, telefon, e-mail):

• Cel: przesyłanie informacji o usługach, promocjach, nowościach, organizowanych wydarzeniach, przypomnienia o wizycie, a także prowadzenie działań remarketingowych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora); art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda, jeżeli jest wymagana).
• Okres: do czasu wniesienia sprzeciwu lub cofnięcia zgody.

5.5. Prowadzenie profili w mediach społecznościowych:

• Cel: prowadzenie profilu Gabinetu, komunikacja z użytkownikami, udzielanie odpowiedzi na komentarze i wiadomości, publikowanie treści marketingowych.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – budowanie wizerunku i promocja usług).
• Okres: przez okres istnienia profilu lub do czasu wniesienia sprzeciwu/wycofania obserwowania.

5.6. Funkcjonowanie Strony, statystyka, bezpieczeństwo:

• Cel: zapewnienie prawidłowego działania Strony, jej bezpieczeństwa, dostosowanie treści do preferencji użytkowników, prowadzenie statystyk.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes); w zakresie plików cookies innych niż niezbędne – Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
• Okres: zgodnie z cyklem życia danego pliku cookie.

5.7. Monitoring wizyjny:

• Cel: zapewnienie bezpieczeństwa osób przebywających w Gabinecie oraz ochrony mienia.
• Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes).
• Okres: maksymalnie 30 dni, chyba że szczególne zdarzenie uzasadnia dłuższe przechowywanie.

6. Odbiorcy danych (komu możemy przekazywać Twoje dane)

1. W niektórych sytuacjach możemy przekazać Twoje dane osobowe innym podmiotom: biuro rachunkowe i doradcy podatkowi, dostawca systemu rezerwacji wizyt / oprogramowania gabinetowego, dostawca hostingu i usług IT, firmy obsługujące płatności elektroniczne, firmy marketingowe i reklamowe, podmioty serwisowe/prawne, operatorzy mediów społecznościowych.
2. W razie obowiązku prawnego – także organom publicznym (organy podatkowe, sądy, policja).

7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)

1. Co do zasady nie przekazujemy Twoich danych poza EOG.
2. W przypadku korzystania z narzędzi dostawców spoza EOG (np. analitycznych), przekazanie następuje na podstawie decyzji KE, standardowych klauzul umownych lub innych zabezpieczeń RODO.

8. Prawa osoby, której dane dotyczą

1. Przysługuje Ci: prawo dostępu do danych, sprostowania, usunięcia („prawo do bycia zapomnianym”), ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody.
2. Skarga do organu nadzorczego: Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

9. Dobrowolność podania danych

1. Podanie danych jest dobrowolne, ale w wielu przypadkach jest warunkiem zawarcia umowy (rezerwacja, usługa, faktura) lub jest wymagane przepisami prawa.
2. Odmowa może skutkować brakiem możliwości realizacji usługi, rozliczenia jej lub otrzymywania materiałów marketingowych.

10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

1. Twoje dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, który wywoływałby skutki prawne.
2. Możemy prowadzić ograniczone profilowanie marketingowe (np. wyświetlanie reklam dopasowanych do preferencji) bez wywoływania skutków prawnych.

11. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne: szyfrowanie połączeń (SSL), systemy uwierzytelniania, hasłowanie danych, regularne kopie zapasowe, aktualizacje systemów oraz szkolenia personelu.

12. Pliki cookies i podobne technologie

1. Strona wykorzystuje pliki cookies: niezbędne (techniczne), funkcjonalne (zapamiętujące ustawienia), analityczne (statystyki ruchu) oraz marketingowe / reklamowe.
2. Użytkownik może w każdej chwili zmienić ustawienia przeglądarki lub banera cookies. Wyłączenie cookies może wpłynąć na funkcjonalność Strony.

13. Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być okresowo aktualizowana. O istotnych zmianach będziemy informować poprzez komunikat na Stronie lub e-mailowo (jeśli posiadać będziemy Twój adres).